regulamin CM Brilliant Care / systemu EJRENE™

bon – zdematerializowana forma bonu rabatowego w postaci kodu QR (w postaci wydruku lub elektronicznej) uprawniającego do skorzystania z rabatu kwotowego na zakup usług, przy czym nie ma możliwości wymiany bonu na ekwiwalent pieniężny lub rzeczowy

Centrum albo Centrum Medyczne albo Brilliant Care albo CM - Centrum Medyczne Brilliant Care, prowadzone przez Brilliant Care sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Inżynierskiej 39B, 53-228 Wrocław

dane osobowe — informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”)

e‑recepta — rodzaj elektronicznej dokumentacji medycznej, o którym mowa w art. 2 pkt 6 lit. a ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia

e-skierowanie — rodzaj elektronicznej dokumentacji medycznej, o którym mowa w art. 2 pkt 6 lit. c ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia

e-zwolnienie — dokument elektroniczny stanowiący zaświadczenie lekarskie, o którym mowa w art. 54 i 55 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa

ELYSYON™ - marka CM, system dostępu do laboratorium

link albo hyperlink albo łącze - zbiór znaków umożliwiający pozyskanie zawartość konkretnej strony internetowej lub ustalonego zasobu internetowego

NFZ - Narodowy Fundusz Zdrowia

MojaWizyta™ – strona internetowa (aplikacja), umożliwiająca wgląd do danych: godzina i dzień zarezerwowanej wizyty, miejsce umówionej wizyty, szacowane opóźnienie rozpoczęcia wizyty

możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna - osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny (PESEL), dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej, o której dane są zbierane w ramach świadczonych wizyt oraz przekazywane do systemu e‑zdrowie (P1) — m.in. w zakresie niezbędnym do realizacji e‑recept i e‑skierowań, e-zwolnień i danych przekazywanych do NFZ; dane te są również zapisywane w plikach cookies.

opłata o czasie - wniesienie  opłaty za rezerwację terminu wizyty za pomocą systemu EJRENE™ w określonym przez ten system czasie, generowanym dla każdej opłaty indywidualnie, na podstawie algorytmów zawartych w oprogramowaniu EJRENE™, obciążana dodatkowo prowizją operatora; CM może czasowo zadecydować o niedoliczaniu opłat prowizji operatora za wniesienie opłaty za rezerwację terminu wizyty

rezerwacja terminu wizyty – zarezerwowanie terminu wizyty w danym czasie dla możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej i opłacona o czasie, w przypadku otrzymania łącza do opłaty, czym zarządzają algorytmy systemu zarządzania wizytą

pdf albo png albo jpg albo jpeg – jeden ze standardowych formatów danych komputerowych

prowizja operatora – opłata, którą pobiera operator płatności, za jej przetworzenie, niezależnie od strony płatności, którą obciąża

sms albo SMS – krótka wiadomość tekstowa, wysyłana pod numer telefonu komórkowego

system ADAM™ - system używany przez Centrum do zarządzania wizytami, integrujący system EJRENE i ELYSYON, służący do automatycznej komunikacji pomiędzy Centrum a Pacjentami i pracującymi lekarzami

system EJRENE™ - system używany przez Centrum do zarządzania wizytami, umożliwiający płatność za rezerwację terminów wizyty

system zarządzania wizytą - zautomatyzowany sposób prowadzenia kalendarza wizyt w Brilliant Care,  zintegrowany z obsługą manualną,  poprzez telefon, internet albo w inny dowolny sposób, do którego należą system EJRENE™, system ADAM™ oraz ELYSYON™

wizyta - każde zdarzenie medyczne, które prowadzi do badania przedmiotowego lub podmiotowego, albo do pobrania materiału do badań, przeprowadzone przez lekarza albo pielęgniarkę, albo inny personel medyczny, w myśl obowiązującego ustawodawstwa

wizyta ON-LINE - szczególny typ wizyty, który prowadzony jest przez systemy teleinformatyczne (intenet, telefon) i z użyciem odpowiedniego oprogramowania; więcej informacji o wizycie ON-LINE

1. Główna informacja o administratorze została zawarta w Polityce Prywatności

2. Funkcjonowanie Centrum Medycznego Brilliant Care reguluje między innymi ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. (z późniejszymi poprawkami) „o działalności leczniczej”.

3. Celem prawidłowego prowadzenia działalności, Centrum prowadzi kalendarz zaplanowanych wizyt, w związku z czym przetwarza dane osobowe pacjentów. Jest ono ograniczone do przewidzianych literą prawa danych: celem prawidłowej identyfikacji pacjenta i kontaktu z nim: imienia, nazwiska, nr PESEL, nr i serii dokumentu tożsamości, numeru telefonu, ew. adresu e-mail. Pozostałe wprowadzone dane, jak adres zamieszkania, wywiad chorobowy, rozpoznania kliniczne, sposób leczenia, pobierane leki itd. wymagane są do prawidłowego przeprowadzenia wizyty.

4. Podane dane osobowe mogą być nadto przetwarzane w ważnym interesie CM, nie są natomiast przekazywane innym podmiotom, za wyjątkiem podmiotów współpracujących, ale jedynie w niezbędnym, minimalnym zakresie i jedynie w celu realizacji powyższych potrzeb: tj. rejestracji wizyt przez podmioty zewnętrzne, realizacji świadczeń w ramach NFZ, dostarczenia wiadomości i listów przez operatora pocztowego, SMS, e-maili, płatności itp., oraz celem rozpatrzenia ewentualnych reklamacji.

5. Dane przechowywane będą do 6 miesięcy i następnie automatycznie niszczone, chyba, że ich dłuższe przechowywanie, archiwizowanie i przekazywanie innym podmiotom wynika z innych obowiązków i ustaw, albo interesu CM

1. Pacjent wyraża chęć odbycia wizyty w Centrum Medycznym Brilliant Care poprzez aktywny kontakt telefoniczny z rejestracją, samodzielną wizytę w rejestracji albo rezerwację wizyty poprzez systemy zarządzania wizytą; w przypadku dzieci - rejestrującym jest opiekun prawny; w tym czasie pobierane są dane niezbędne do identyfikacji Pacjenta i przeprowadzenia takiej wizyty, oferowany jest termin wizyty.

2.a. System EJRENE™ lub system ADAM™ na podstawie własnych algorytmów mogą wygenerować link do płatności za rezerwację terminu wizyty wraz z: z góry określonym terminem płatności za taką rezerwację oraz kwotą takiej rezerwacji. Pacjent uzyskuje link płatności za rezerwację terminu wizyty poprzez SMS lub e-mail.

b. W przypadku nieopłacenia rezerwacji terminu wizyty w kwocie i  w czasie, o którym Pacjent jest informowany w otrzymanej wiadomości, jak z pkt. a, termin rezerwacji wizyty może ulec zwolnieniu. Centrum Medyczne nie może zagwarantować, że taka wizyta może się odbyć i w przypadku przybycia do CM przez pacjenta na wizytę w danym terminie, pomimo braku rezerwacji wizyty, CM nie ponosi odpowiedzialności za takie zdarzenie.

c. Po prawidłowym opłaceniu rezerwacji terminu wizyty, pacjent otrzymuje zwrotnie kod, który posłuży do zmniejszenia właściwej kwoty odpłatności za wizytę o kwotę opłaconą za jej rezerwacje. Kod ten będzie wyświetlany na stronie: https://www.brilliantcare.pl/zaplac/ po spełnieniu warunków prawidłowego wypełnienia zamieszczonego formularza.

d. Kwota za opłaconą rezerwację terminu wizyty nie podlega zwrotowi, gdyż rezerwacja terminu wizyty wykonywana jest na zlecenie danego Pacjenta i  indywidualnie tylko dla niego. W przypadku istotnych powodów dotyczących Pacjenta, wydawany jest bon, o czym w punktach poniżej.  

e. w terminie do 14 dni przed wizytą,  system EJRENE™ lub system ADAM™ mogą nawiązać automatycznie połączenie telefoniczne albo wysłać wiadomość (SMS, e-mail), pod zarejestrowany numer telefonu/e-mail pacjenta albo jego opiekuna, celem przypomnienia o nadchodzącym terminie wizyty albo celem potwierdzenia stawienia się pacjenta w danym terminie; systemy mogą wymagać interakcji; w przypadku braku interakcji albo nieuzyskiwania skutecznego połączenia – rezerwacja terminu wizyty może zostać anulowana

f. w terminie do 14 dni przed wizytą, z pacjentem, albo w przypadku dzieci,  z ich przedstawicielem, może kontaktować się (przez telefon, e-mail albo SMS) rejestracja, celem uzupełnienia brakujących danych, niezbędnych do prawidłowego przeprowadzenia wizyty; odmowa podania danych równoznaczna jest z rezygnacją z rezerwacji terminu wizyty, a w przypadku wcześniejszego opłacenia tego terminu, bez prawa do zwrotu środków

3. Pacjent winien stawić się w rejestracji na co najmniej 10 minut przed terminem zaplanowanej wizyty, aby mogła rozpocząć się o czasie. Spóźnienie się Pacjenta w gabinecie powyżej 1 minuty na zaplanowaną wizytę traktowane jest jako brak stawienia się Pacjenta na wizytę (chyba że zaistnieje istotny powód), jak niżej. W takim przypadku opłata za rezerwację terminu wizyty przepada, a zdeponowana kwota zostaje wprowadzona do systemu fiskalnego jako: „opłata za rezerwację wizyty” i wystawiony zostaje paragon fiskalny; w przypadku braku wcześniejszej informacji na temat NIP dla podmiotu – paragon zostanie wystawiony na osobę fizyczną; tak wystawiony paragon pozostaje do odbioru przez 1 miesiąc w siedzibie Centrum, albo (wg cennika),  zostanie przesłany na wskazany adres. Po okresie karencji wynoszącym 1 miesiąc od daty wystawienia paragon zostaje zniszczony.

4. Za niestawienie się na wizycie Pacjenta rozumie się nadto:
a – dla wizyty stacjonarnej: przybycie Pacjenta do rejestracji na co najmniej 10 minut przed terminem planowanej wizyty, ale nie pojawienie się na wizycie w gabinecie o czasie lub rezygnację z wizyty przed jej rozpoczęciem.
b – odwołanie rejestracji wizyty w terminie krótszym niż 72 h od godziny wizyty, bez istotnego powodu (jak poniżej)
c – dla wizyty ON-LINE: dwukrotne (w odstępie 15 minut) odrzucenie połączenia telefonicznego lub brak abonenta w zasięgu sieci w ciągu +/- 15 min sugerowanego terminu wizyty (w tym włączenie się Poczty Głosowej) lub dwukrotnie, w odstępie co najmniej 15 minut, brak możliwości nawiązania skutecznej komunikacji drogą e-mail (to znaczy niedoręczonej – odrzuconej) lub przy braku odpowiedzi (telefonicznej, stacjonarnej) ze strony Pacjenta.
d – brak przygotowanego do wglądu aktualnego dokumentu tożsamości ze zdjęciem, przy rozpoczęciu wizyty stacjonarnej (dowód osobisty, paszport, prawo jazdy albo aktywna aplikacja mObywatel) .
e – na co najmniej 24h przed godziną planowanej wizyty ON-LINE: brak przesłania prawidłowo wypełnionej ankiety internetowej, która powinna zawierać załączone: czytelne, aktualne, poprawne zdjęcia/skany/PDF dokumentu tożsamości (przy pierwszej wizycie w Centrum) oraz wyników badań dodatkowych (na tych dokumentach, musi widnieć: imię, nazwisko pacjenta, ewentualnie PESEL, data wykonania badania).
f – brak przygotowania merytorycznego Pacjenta do wizyty (Pacjent zobligowany jest do zapoznania się z dokumentami: przygotowanie – wizyta stacjonarna).
g – brak zastosowania się do aktualnych wymogów bezpieczeństwa (jak np. w czasie pandemii COVID-19).
h – zmiana terminu wizyty przez Pacjenta (np. przez portal Znany Lekarz, wtyczkę MyDr), w czasie krótszym niż 72h przed zaplanowanym terminem wizyty, pomimo prawidłowo wniesionej opłaty za rezerwację terminu wizyty.

5. Za wizyty pobierane jest wynagrodzenie, zgodnie z cennikiem, o którym mowa we wstępie; przy opłacie odliczona zostaje kwota wniesiona w przypadku opłaty za rezerwację terminu wizyty, po okazaniu kodu uprawniającego do otrzymania takiego odliczenia

6. Sytuacje szczególne (Istotne powody)

A. DOTYCZĄCE PACJENTA:
1 – w sytuacjach losowych, które zostały udokumentowane, tj. nagłe zachorowanie udokumentowane ZLA, wizyta w Szpitalnym Oddziale Ratunkowym, szpitalu (udokumentowane kartą wypisową), kolizja drogowa, zalanie mieszkania, zgon osoby najbliższej, kwarantanna obowiązkowa i inne podobne (udokumentowane stosownymi zgłoszeniami/dokumentami od odpowiednich służb) – wydawany jest bon o wartości kwoty wniesionej za rezerwację terminu wizyty, na usługi własne, o terminie ważności realizacji tych usług do 90 dni; warunkiem koniecznym jest to, że Pacjent winien przedstawić taką informację co najmniej 12 h przed wizytą - to jest w sposób skuteczny poinformować personel rejestracji Centrum Medycznego, poprzez wysłanie e-mail wraz z załączonym, wybranym dokumentem, na adres rejestracji Centrum Medycznego Brilliant Care, który dostępny jest na podstronie kontakt.
2 – korki we Wrocławiu, spóźnienie się tramwaju, autobusu, zaspanie, brak wykonania wyników badań, brak dokumentu tożsamości do wglądu – nie uznaje się za sytuacje szczególne  – -
B. DOTYCZĄCE PERSONELU (LEKARZA,PIELĘGNIARKI)
1 -w przypadku odwołania wizyty, w dowolnym czasie do czasu wizyty, przez personel świadczący usługę (problemy z dojazdem do gabinetu, choroba, zdarzenia losowe, obowiązkowa.
kwarantanna itp.) – kwota za rezerwację wizyty jest zwracana (bez odsetek, gdyby miały wniknąć z okresu przechowywania kwoty za rezerwację wizyty), CM może wydać także na tę kwotę bon z terminem realizacji usług własnych do 90 dni albo zaproponować rejestrację u innego lekarza/pielęgniarki o tych samych kompetencjach/specjalizacjach, jeżeli jest to możliwe w ramach usługi własnej.
2 – w przypadku, kiedy Pacjent zamówi wizytę niezgodną z oferowanym w danym czasie typem wizyty (dotyczy lekarzy o wielu specjalizacjach): np. w grafiku endokrynologicznym zamówi wizytę nefrologiczną – lekarz może odmówić realizacji takiej wizyty, bez wyjaśnień i bez możliwości zwrotu kwoty przedpłaty za taką wizytę.
3 – jeżeli z przyczyn niezależnych, dojdzie jedynie do opóźnienia rozpoczęcia wizyty, to taką sytuację traktuje się jako niezawinioną ze strony lekarza i nie będzie to podstawą do roszczenia o zwrot opłaty za rezerwację terminu wizyty /kosztów wizyty.

Generowanie bonu, w wymienionych sytuacjach szczególnych, trwa do 30 dni roboczych, bon zostanie dostarczony w wersji elektronicznej (e-mail/SMS) lub na życzenie, zgodnie z cennikiem, kurierem.
W każdej innej, nietypowej sytuacji prosimy o kontakt e-mailowy Centrum z opisaniem sytuacji, celem rozpatrzenia.

1. Skierowania na zakupione badania diagnostyczne (TK, MRI, USG), do wykonania w podmiotach zewnętrznych, ważne są 30 dni. Jeżeli Pacjent nie dokona rejestracji (nie umówi się) na dane badanie w tym terminie, ważność takiego skierowania wygasa i zapłacone środki nie podlegają wówczas zwrotowi.

2. W przypadku rezygnacji z zakupionego badania diagnostycznego (TK, MRI, USG) do wykonania w podmiotach zewnętrznych, w terminie do 30 dni od daty zakupu, Brilliant Care sp. z o.o. nie zwraca wpłaconej kwoty, wydawany jest bon na usługi własne, z terminem ważności 90 dni, o równowartości kwoty wydanej na rzeczone badanie; celem uzyskania bonu, niezbędne jest zwrócenie oryginalnego paragonu oraz skierowania na badanie.

3. Skierowania na zakupione badania laboratoryjne, do wykonania w miejscu (ul. Inżynierska 39B), ważne są 90 dni. Jeżeli Pacjent nie wykona umówionych badań w terminie do 90 dni od daty ich zakupu, ważność skierowania wygasa i zapłacone środki nie podlegają wówczas zwrotowi.

4. W przypadku rezygnacji Pacjenta z zakupionych badań laboratoryjnych, diagnostycznych albo innych usług, przed ich wykonaniem (do 90 dni od daty zakupu), Pacjent winien zwrócić: skierowanie otrzymane z Centrum, paragon potwierdzający opłatę za wymienione badania, w zamian wydawany jest bon na usługi własne o wartości wpłaconej kwoty i ważności 90 dni, nie ma możliwości zwrotu gotówki.